Przenieś pocztę, dokumenty i konta do uporządkowanego środowiska Microsoft 365
Migracja do Microsoft 365 nie polega wyłącznie na skopiowaniu plików do chmury. Trzeba ustalić, które konta, skrzynki pocztowe, dokumenty, dane i uprawnienia powinny znaleźć się w nowym środowisku oraz jak przygotować użytkowników do zmiany.
Planujemy i realizujemy migracje do Microsoft 365 z uwzględnieniem obecnej infrastruktury, wykorzystywanych systemów, zasad dostępu i późniejszej administracji. Zakres może obejmować pocztę, dokumenty, dane, konta użytkowników, konfigurację oraz uprawnienia.
Pomagamy zarówno firmie rozpoczynającej pracę z Microsoft 365, jak i organizacji, która korzysta już z części usług, ale chce przenieść kolejne zasoby lub uporządkować istniejące środowisko.
Poczta, dokumenty i informacje znajdują się w wielu miejscach
Poczta, dokumenty i informacje znajdują się w wielu miejscach
Pracownicy korzystają z różnych skrzynek, serwerów, folderów lokalnych i dysków sieciowych. Utrudnia to odnalezienie aktualnego dokumentu, współpracę nad plikami i kontrolowanie dostępu do firmowych informacji.
Migracja może połączyć wybrane zasoby w jednym, odpowiednio zaplanowanym środowisku Microsoft 365.
Obecne rozwiązania stają się trudne w utrzymaniu
Dotychczasowy serwer pocztowy lub sposób przechowywania dokumentów może przestać odpowiadać potrzebom użytkowników i planom rozwoju firmy. W takiej sytuacji warto przeanalizować, które elementy należy przenieść, które pozostawić, a które zastąpić.
Firma chce uporządkować dostęp do danych
Wraz z rozwojem organizacji pojawiają się nowi użytkownicy, zespoły, konta i poziomy dostępu. Migracja jest dobrym momentem, aby przeanalizować uprawnienia i określić, kto powinien korzystać z poszczególnych zasobów.
Organizacja planuje dalszy rozwój Microsoft 365
Przeniesienie poczty oraz dokumentów może przygotować środowisko do dalszego wykorzystania usług Microsoft 365. Zakres kolejnych działań powinien jednak wynikać z planowanego sposobu pracy, potrzeb użytkowników i przygotowania danych.
Co możemy przenieść do Microsoft 365?
Zakres każdej migracji ustalamy po poznaniu obecnego środowiska i rezultatu, który firma chce osiągnąć. Projekt może obejmować wszystkie wymienione obszary albo tylko wybraną część środowiska.
Poczta i skrzynki użytkowników
Możemy zaplanować przeniesienie firmowej poczty do Exchange Online. Zakres może obejmować przygotowanie kont, migrację wskazanych skrzynek oraz konfigurację środowiska pocztowego.
Dokumenty i pliki firmowe
Migracja może obejmować dokumenty przechowywane na serwerach, dyskach sieciowych, komputerach lub w innych uzgodnionych lokalizacjach. Przed rozpoczęciem przenoszenia warto ustalić:
- które dane są nadal potrzebne,
- gdzie powinny znaleźć się po migracji,
- kto powinien mieć do nich dostęp,
- które foldery i zasoby wymagają uporządkowania,
- jakie rozwiązania nadal mają działać po zmianie.
Konta użytkowników i uprawnienia
W ramach projektu można przygotować konta użytkowników i ustalić zasady dostępu do firmowych zasobów. Zakres powinien wynikać z ról pracowników, wykorzystywanych usług i rzeczywistych potrzeb organizacji.
Wybrane elementy konfiguracji środowiska
Migracja może również wymagać przygotowania usług docelowych, konfiguracji użytkowników i uwzględnienia rozwiązań, które firma nadal będzie wykorzystywać.
Nie każda organizacja musi przenosić wszystkie dane i systemy. Projekt może dotyczyć wybranych kont, skrzynek, dokumentów lub obszarów administracji.
Migracja nie polega wyłącznie na kopiowaniu plików
Samo przeniesienie danych nie zapewnia jeszcze wygodnego i uporządkowanego środowiska pracy. Przed rozpoczęciem projektu trzeba określić źródła danych, zależności między usługami, zasady dostępu oraz sposób działania organizacji po zakończeniu zmiany. Podczas planowania migracji uwzględniamy między innymi:
- obecne konta i skrzynki użytkowników,
- miejsca przechowywania dokumentów,
- zakres danych wymagających przeniesienia,
- strukturę i uprawnienia do zasobów,
- wykorzystywane aplikacje i systemy,
- rozwiązania, które powinny nadal działać,
- potrzeby użytkowników,
- wymagania dotyczące późniejszej administracji.
Analiza obecnego środowiska przed większą zmianą pomaga określić właściwy zakres projektu, zidentyfikować zależności i ustalić kolejność działań.
Jak realizujemy migrację do Microsoft 365?
- Poznajemy obecne środowisko
Ustalamy, z jakich usług, serwerów, kont, skrzynek, dokumentów i systemów korzysta firma. Sprawdzamy również, gdzie znajdują się dane oraz które elementy wymagają przeniesienia lub uporządkowania.
- Określamy zakres migracji
Wskazujemy użytkowników, dane, konta, skrzynki, uprawnienia i usługi objęte projektem. Ustalamy również, które elementy obecnego środowiska powinny pozostać bez zmian.
- Przygotowujemy środowisko docelowe
Przygotowujemy uzgodnioną konfigurację Microsoft 365, konta użytkowników i potrzebne dostępy. Uwzględniamy rozwiązania, które po migracji nadal mają współpracować z nowym środowiskiem.
- Przenosimy uzgodnione zasoby
Realizujemy przeniesienie wskazanej poczty, dokumentów i danych zgodnie z ustalonym zakresem. Proces uwzględnia zależności pomiędzy usługami oraz potrzeby użytkowników.
- Wspieramy użytkowników i środowisko po uruchomieniu
Po migracji możemy pomagać użytkownikom, administrować kontami, dostępami i licencjami oraz wspierać dalszy rozwój Microsoft 365.
Case study: Przejście z infrastruktury lokalnej do Microsoft 365
Szersza migracja może obejmować nie tylko pocztę, ale również konta użytkowników, dokumenty, dane i uprawnienia.
W jednej z naszych realizacji projekt dotyczył przejścia z infrastruktury on-premise do środowiska Microsoft 365.
Zakres projektu obejmował:
-
- przejście z infrastruktury lokalnej do Microsoft 365,
- migracja kont i poczty,
- przeniesienie dokumentów oraz danych,
- uwzględnienie uprawnień,
- przygotowanie środowiska do dalszej pracy.
Migracja poczty do Exchange Online w praktyce
Zakres migracji do Microsoft 365 zawsze dopasowujemy do potrzeb organizacji. Nie każdy projekt wymaga przeniesienia całej infrastruktury. Czasami celem jest wyłącznie modernizacja środowiska pocztowego.
Przykładem jest realizacja, w której przeprowadziliśmy migrację skrzynek pocztowych z lokalnego serwera do Exchange Online. Projekt pozwolił klientowi zrezygnować z utrzymywania własnego serwera pocztowego, zwiększyć elastyczność środowiska oraz stworzyć podstawę do dalszego wykorzystania usług Microsoft 365.
Co dzieje się po migracji?
Po przeniesieniu danych środowisko nadal wymaga administracji. Pojawiają się nowi pracownicy, zmieniają się role, licencje i uprawnienia, a użytkownicy mogą potrzebować pomocy w codziennej pracy.
Po zakończeniu projektu możemy wspierać firmę w zakresie:
- administracji kontami użytkowników,
- zarządzania licencjami i dostępami,
- zmian uprawnień,
- konfiguracji uzgodnionych usług,
- bezpieczeństwa kont i danych,
- pomocy użytkownikom,
- dalszego rozwoju środowiska Microsoft 365.
Migracja Microsoft 365 jako część outsourcingu IT
Firmie może być potrzebny nie tylko wykonawca jednorazowej migracji, ale także partner odpowiedzialny za późniejsze funkcjonowanie środowiska.
W ramach outsourcingu IT Wieża może wspierać zarządzanie użytkownikami, dostępami i licencjami, realizować migracje poczty, dokumentów i danych oraz zapewniać dalszą administrację Microsoft 365. Współpraca może obejmować cały obszar albo tylko uzgodnione zadania i technologie.
Migracja jako przygotowanie do automatyzacji i dalszego rozwoju
Uporządkowane dane, dostęp i miejsca przechowywania dokumentów mogą stanowić podstawę dalszego rozwijania środowiska Microsoft.
Po migracji można osobno przeanalizować procesy związane z obiegiem dokumentów, przekazywaniem danych, powiadomieniami, raportowaniem lub dostępem do wiedzy firmowej. Dobór rozwiązania powinien jednak wynikać z rzeczywistego procesu i potrzeb użytkowników, a nie z założenia, że każda migracja musi prowadzić do automatyzacji.
Najczęściej zadawane pytania
Co można przenieść do Microsoft 365?
Zakres może obejmować pocztę, skrzynki, dokumenty, dane, konta użytkowników, konfigurację i uprawnienia. Szczegóły ustalamy po poznaniu obecnego środowiska.
Czy można przenieść tylko firmową pocztę?
Tak. Projekt może dotyczyć samej migracji poczty do Exchange Online. Przykładem jest realizacja, w której wszystkie skrzynki klienta zostały przeniesione do Exchange Online i zintegrowane z Microsoft 365.
Czy migracja obejmuje również uprawnienia?
Uprawnienia mogą być jednym z elementów projektu. Przed migracją trzeba ustalić, kto powinien korzystać z poszczególnych informacji i zasobów w środowisku docelowym.
Czy pomagacie użytkownikom po migracji?
Tak. Zakres projektu może obejmować wsparcie użytkowników podczas zmiany oraz późniejszą administrację środowiskiem.
Kiedy warto zaplanować migrację do Microsoft 365?
Migrację warto rozważyć między innymi wtedy, gdy firma nie ma osoby odpowiedzialnej za bieżące zarządzanie środowiskiem, a utrzymanie kont, danych i uprawnień wymaga uporządkowania. Możemy przeprowadzić projekt migracyjny, a po jego zakończeniu wspierać użytkowników i administrować środowiskiem Microsoft 365 w uzgodnionym zakresie.
Czy możecie przejąć stałą administrację Microsoft 365?
Tak. Administracja Microsoft 365 może być osobnym zakresem współpracy albo elementem outsourcingu IT.
Od czego zależy zakres migracji?
Między innymi od liczby użytkowników, obecnej infrastruktury, ilości i rodzaju przenoszonych danych, wykorzystywanych systemów, zasad dostępu oraz potrzeb dotyczących późniejszej administracji.
Ile kosztuje migracja do Microsoft 365?
Koszt powinien być ustalany indywidualnie po rozpoznaniu obecnej infrastruktury, liczby użytkowników, danych wymagających migracji, wykorzystywanych systemów i oczekiwanego rezultatu.
Zaplanuj migrację Microsoft 365
Planujesz przenieść firmową pocztę, dokumenty lub dane do Microsoft 365? Opowiedz nam, z jakich rozwiązań korzysta firma, ilu użytkowników obejmie zmiana i które zasoby powinny znaleźć się w nowym środowisku.
Pomożemy uporządkować zakres, uwzględnić konta i uprawnienia oraz zaplanować migrację z uwzględnieniem późniejszej administracji.