Zamień ręczne zadania w uporządkowany proces
Przepisywanie danych, wysyłanie podobnych wiadomości, pilnowanie terminów i przekazywanie dokumentów pomiędzy pracownikami zajmuje czas oraz utrudnia kontrolę realizacji procesu.
Projektujemy automatyzacje Power Automate dopasowane do sposobu działania firmy. Pomagamy uporządkować kolejne kroki procesu, połączyć wykorzystywane aplikacje, uruchamiać powiadomienia i ograniczać czynności wykonywane ręcznie.
Automatyzacja może dotyczyć jednego zadania albo stać się częścią większego rozwiązania wykorzystującego Power Apps, Power BI, Microsoft 365 lub integrację z innymi systemami.
Kiedy warto wykorzystać Power Automate?
Power Automate sprawdza się przede wszystkim w procesach powtarzalnych, opartych na jasno określonych zasadach i korzystających z danych lub dokumentów przechowywanych w wykorzystywanych aplikacjach.
Warto rozważyć automatyzację, gdy:
- pracownicy regularnie kopiują dane pomiędzy arkuszami i systemami;
- te same wiadomości lub dokumenty są przygotowywane wielokrotnie;
- trudno ustalić status sprawy lub odpowiedzialność za kolejny krok;
- terminy są kontrolowane w arkuszach, kalendarzach albo wiadomościach;
- brak działania powinien wywoływać przypomnienie lub eskalację.
Power Automate może obsługiwać przesyłanie informacji, powiadomienia, porządkowanie dokumentów, aktualizowanie danych, działania cykliczne oraz kontrolę statusów i terminów.
Jakie procesy można zautomatyzować?
Obieg i akceptacja dokumentów
Automatyzacja może przekazać dokument do właściwej osoby, uruchomić kolejny etap po akceptacji, zapisać plik w odpowiedniej lokalizacji oraz powiadomić uczestników procesu.
Pozwala to ograniczyć sytuacje, w których dokument pozostaje w skrzynce odbiorczej, trafia do niewłaściwego folderu albo trudno określić jego aktualny status.
Powiadomienia, przypomnienia i kontrola terminów
Przepływ może wysłać wiadomość e-mail lub powiadomienie w Microsoft Teams po wystąpieniu określonego zdarzenia. Może również przypominać o terminie albo informować, że dana czynność nie została wykonana.
Przekazywanie danych między aplikacjami
Jeżeli pracownicy przenoszą informacje pomiędzy formularzami, arkuszami, listami i innymi aplikacjami, przepływ może wykonać część takich operacji automatycznie.
Możliwość integracji zależy od używanych systemów, dostępnych konektorów i sposobów wymiany danych. Dlatego zakres rozwiązania określamy po analizie środowiska.
Powtarzalna korespondencja i obsługa dokumentów
Automatyzacja może wykorzystać dane z arkusza lub innego źródła, odnaleźć odpowiedni dokument, przygotować wiadomość według ustalonego szablonu oraz dodać właściwy załącznik.
Cykliczne zadania i aktualizowanie informacji
Power Automate może uruchamiać działania według harmonogramu, aktualizować dane i przekazywać zespołowi informacje, które wcześniej wymagały ręcznego sprawdzania.
Przykład automatyzacji wysyłki faktur
W jednym z przygotowanych rozwiązań dane dotyczące numerów faktur i adresów odbiorców były pobierane z arkusza. Następnie rozwiązanie wyszukiwało odpowiednie dokumenty w SharePoint i przygotowywało wiadomości na skrzynce współdzielonej według ustalonego szablonu.
Proces zastąpił ręczne wyszukiwanie plików, przepisywanie adresów, przygotowywanie podobnych wiadomości i dodawanie załączników.
To przykład, w którym automatyzacja nie wymagała przebudowy całego środowiska firmy. Usprawniła konkretną, powtarzalną czynność wykonywaną przy użyciu Microsoft 365.
Power Automate jako część większego rozwiązania
Nie każdy problem da się rozwiązać pojedynczym przepływem. W zależności od procesu Power Automate może współpracować z innymi elementami:
- Power Apps, gdy pracownicy potrzebują aplikacji lub formularza dostosowanego do procesu;
- Power BI, gdy potrzebne jest raportowanie przebiegu procesu i prezentowanie danych;
- Agentami Copilot, gdy proces obejmuje korzystanie ze wskazanych źródeł wiedzy lub uruchamianie określonych działań;
- Integracjami systemów, gdy informacje powinny przepływać pomiędzy różnymi aplikacjami biznesowymi;
- Rozwiązaniem dedykowanym, gdy wymagania wykraczają poza możliwości standardowego środowiska Power Platform.
Dobór technologii powinien wynikać z procesu, danych, możliwości integracji i oczekiwanego rezultatu.
Zaczynamy od procesu, nie od narzędzia
- Poznajemy obecny sposób pracy
Ustalamy, jak dziś wykonywane jest zadanie, kto uczestniczy w procesie oraz z jakich aplikacji, dokumentów i danych korzysta.
- Określamy problem i rezultat
Sprawdzamy, gdzie powstają opóźnienia, pomyłki i powtarzalna praca. Ustalamy również, co powinno się zmienić po wdrożeniu automatyzacji.
- Analizujemy dane i integracje
Określamy źródła danych, miejsca przechowywania dokumentów oraz systemy, które powinny wymieniać informacje.
- Dobieramy zakres rozwiązania
Oceniamy, czy wystarczy przepływ Power Automate, czy proces wymaga także aplikacji Power Apps, raportu Power BI, integracji albo innego rozwiązania.
- Rozwijamy rozwiązanie zgodnie z potrzebami
Projekt może rozpocząć się od jednego procesu. Jeżeli pojawią się kolejne potrzeby, rozwiązanie może zostać rozszerzone o dodatkowe funkcje, źródła danych lub przepływy.
Co wpływa na zakres i koszt wdrożenia?
Zakres projektu zależy między innymi od:
- liczby etapów i reguł procesu;
- wykorzystywanych źródeł danych;
- liczby aplikacji wymagających połączenia;
- dostępnych sposobów integracji;
- liczby wyjątków w procesie;
- wymaganych powiadomień, akceptacji i uprawnień;
- potrzeb dotyczących późniejszego utrzymania i rozwoju.
Po poznaniu procesu można określić, czy potrzebna jest pojedyncza automatyzacja, czy rozwiązanie obejmujące kilka narzędzi.
Najczęściej zadawane pytania
Co to jest Power Automate?
Power Automate to narzędzie służące do tworzenia przepływów, które wykonują ustalone czynności po wystąpieniu określonego zdarzenia, według harmonogramu albo na polecenie użytkownika.
Co można zautomatyzować za pomocą Power Automate?
Przede wszystkim powtarzalne czynności oparte na ustalonych zasadach, takie jak powiadomienia, przekazywanie danych, obieg dokumentów, kontrola terminów i uruchamianie kolejnych etapów procesu.
Czy automatyzacja wymaga wymiany obecnych systemów?
Nie zawsze. W wielu przypadkach można wykorzystać istniejące aplikacje i dane. Możliwość połączenia zależy jednak od używanych systemów oraz dostępnych sposobów integracji.
Czy można rozpocząć od jednego procesu?
Tak. Projekt może objąć pojedynczy obszar, na przykład wysyłkę dokumentów, akceptację wniosków, powiadomienia albo przekazywanie danych.
Power Automate czy Power Apps?
Power Automate wykonuje czynności i obsługuje przepływ procesu. Power Apps jest przydatny, gdy użytkownik potrzebuje aplikacji lub formularza do wprowadzania danych i pracy z procesem. Oba rozwiązania mogą działać razem.
Czy Power Automate działa tylko z Microsoft 365?
Power Automate jest częścią środowiska Microsoft Power Platform. Możliwość połączenia z konkretną aplikacją lub systemem wymaga sprawdzenia dostępnych metod integracji.
Od czego zacząć automatyzację?
Od opisania procesu: kto wykonuje kolejne zadania, z jakich danych korzysta, gdzie pojawia się ręczna praca oraz jaki rezultat ma przynieść usprawnienie.
Porozmawiajmy o procesie, który chcesz usprawnić
Masz proces oparty na arkuszach, wiadomościach e-mail, ręcznym przekazywaniu dokumentów albo pilnowaniu terminów?
Opowiedz nam, jak wygląda obecny sposób pracy. Pomożemy uporządkować wymagania i ocenić, czy właściwym rozwiązaniem będzie Power Automate, aplikacja Power Apps, integracja systemów lub rozwiązanie obejmujące kilka narzędzi.