Stwórz aplikację dopasowaną do sposobu pracy Twojej firmy.
Arkusze, formularze, wiadomości e-mail i dokumenty przechowywane w różnych miejscach mogą wystarczać na początku. Wraz z rozwojem firmy coraz trudniej jednak zachować spójność danych, ustalić status sprawy i wskazać osobę odpowiedzialną za kolejny krok.
Projektujemy aplikacje Power Apps dopasowane do konkretnych procesów, danych i ról użytkowników. Aplikacja może prowadzić pracownika przez kolejne etapy zadania, porządkować wprowadzanie informacji, prezentować właściwe dane i współpracować z automatyzacjami oraz powiadomieniami.
Nie zaczynamy od założenia, że Power Apps będzie właściwym rozwiązaniem. Najpierw poznajemy sposób pracy firmy, wykorzystywane dane i oczekiwany rezultat. Dopiero na tej podstawie określamy zakres aplikacji i potrzebnych integracji.
Kiedy warto wykorzystać Power Apps?
Proces nadal opiera się na arkuszach i formularzach
Jeżeli pracownicy korzystają z kilku wersji arkusza, ręcznie przepisują informacje lub przesyłają formularze pocztą elektroniczną, łatwo o pomyłki i trudności z ustaleniem aktualnego stanu danych.
Aplikacja może uporządkować sposób wprowadzania informacji, ograniczyć liczbę rozproszonych plików i udostępniać użytkownikom jeden właściwy widok procesu.
Standardowe narzędzia nie odpowiadają sposobowi pracy
Gotowe programy nie zawsze uwzględniają role użytkowników, rodzaj wykorzystywanych danych i kolejność działań charakterystyczną dla konkretnej organizacji.
Power Apps pozwala przygotować aplikację biznesową odpowiadającą wskazanemu procesowi. Może ona obejmować potrzebne pola, widoki, formularze i kolejne etapy pracy. Możliwości rozwiązania należy każdorazowo dopasować do wymagań procesu.
Dane są rozproszone i trudno ustalić status sprawy
Informacje przechowywane w wiadomościach, folderach i arkuszach utrudniają sprawdzenie, kto wykonał zadanie, czego jeszcze brakuje i jaki powinien być następny krok.
Aplikacja może zebrać potrzebne dane w jednym miejscu, pokazywać status oraz przekazywać do dalszej realizacji sprawy wymagające działania.
Użytkownicy potrzebują różnych widoków i uprawnień
Nie każda osoba uczestnicząca w procesie powinna widzieć te same informacje lub wykonywać te same działania. Aplikacja może prezentować dane i funkcje odpowiednio do roli użytkownika, przy czym dokładny model dostępów powinien zostać ustalony podczas analizy rozwiązania.
Jakie procesy może obsługiwać aplikacja Power Apps?
Inwentaryzacja firmowego sprzętu
Power Apps może wspierać prowadzenie ewidencji komputerów i innych urządzeń. Aplikacja może ułatwiać przypisywanie sprzętu do użytkowników, aktualizowanie informacji o urządzeniach oraz sprawdzanie danych potrzebnych w codziennej administracji.
Obieg dokumentów i spraw
Aplikacja może wspierać rejestrowanie dokumentów, przekazywanie ich pomiędzy uczestnikami procesu i kontrolowanie kolejnych etapów. W połączeniu z Power Automate rozwiązanie może również uruchamiać powiadomienia lub wykonywać określone czynności po zmianie statusu.
Formularze, wnioski i rejestry
Power Apps może zastąpić rozproszone formularze i arkusze wykorzystywane do zbierania danych. Aplikacja może porządkować sposób wprowadzania informacji i udostępniać użytkownikowi pola potrzebne na danym etapie procesu.
Obsługa zadań i etapów procesu
Aplikacja może prowadzić użytkownika przez ustaloną kolejność działań, pokazywać status sprawy oraz współpracować z powiadomieniami i automatyzacjami. Zakres funkcji powinien wynikać z reguł procesu, danych i potrzeb użytkowników.
Power Apps jako część większego rozwiązania
Power Apps może stanowić interfejs, z którego korzystają pracownicy, ale nie każdy projekt kończy się na samej aplikacji.
W zależności od potrzeb rozwiązanie może współpracować z:
- Power Automate, aby wykonywać ustalone czynności, przekazywać dane, wysyłać powiadomienia i uruchamiać kolejne etapy procesu;
- Power BI, gdy potrzebne jest raportowanie i przedstawianie danych w dashboardach;
- Microsoft 365, gdy firma chce wykorzystać istniejące środowisko, dokumenty i narzędzia;
- innymi systemami, jeśli dostępne możliwości integracji pozwalają na wymianę potrzebnych danych.
Jak rozpoczynamy projekt?
- Poznajemy obecny sposób pracy
Ustalamy, jak dziś realizowany jest proces, kto w nim uczestniczy i z jakich narzędzi korzystają użytkownicy.
- Określamy problem i oczekiwany rezultat
Sprawdzamy, gdzie pojawiają się błędy, opóźnienia, ręczne przepisywanie danych lub trudności z ustaleniem statusu sprawy.
- Analizujemy dane, role i systemy
Określamy źródła danych, sposób ich przechowywania, potrzebne poziomy dostępu oraz systemy, które powinny wymieniać informacje.
- Ustalamy zakres rozwiązania
Oceniamy, czy proces wymaga aplikacji Power Apps, automatyzacji Power Automate, raportu Power BI, integracji albo połączenia kilku elementów.
- Planujemy dalszy rozwój
Projekt może rozpocząć się od jednego procesu. Jeżeli pojawią się kolejne potrzeby, aplikacja może być rozwijana o dodatkowe funkcje, źródła danych i automatyzacje.
Power Apps czy aplikacja dedykowana?
Power Apps może być właściwym wyborem, gdy firma potrzebuje aplikacji biznesowej połączonej z wykorzystywanymi danymi i środowiskiem Microsoft.
Nie oznacza to jednak, że Power Apps będzie odpowiednie dla każdego projektu. Jeżeli wymagania dotyczące funkcji, integracji lub sposobu działania wykraczają poza możliwości tego środowiska, potrzebna jest analiza aplikacji dedykowanej albo innego rozwiązania.
Dlatego wybór technologii powinien być wynikiem analizy procesu, a nie decyzją podejmowaną przed poznaniem potrzeb.
Co wpływa na zakres i koszt wdrożenia?
Zakres projektu zależy między innymi od:
- liczby użytkowników i ich ról,
- liczby ekranów, formularzy i etapów procesu,
- wykorzystywanych źródeł danych,
- potrzebnych integracji,
- liczby reguł i wyjątków,
- wymaganych powiadomień i automatyzacji,
- potrzeb dotyczących raportowania,
- zakresu późniejszego utrzymania i rozwoju.
Najczęściej zadawane pytania
Co to jest Power Apps?
Power Apps to rozwiązanie wykorzystywane do tworzenia aplikacji biznesowych połączonych z danymi i środowiskiem Microsoft. Aplikacja może obsługiwać określony proces, formularze, role użytkowników i kolejne etapy pracy.
Kiedy warto wykorzystać Power Apps?
Gdy firma potrzebuje aplikacji dopasowanej do własnego procesu, a standardowe formularze, arkusze lub gotowe programy nie zapewniają potrzebnego sposobu pracy.
Czy Power Apps może zastąpić arkusze?
Może zastąpić rozproszone formularze i arkusze w procesach, w których potrzebne jest uporządkowane wprowadzanie danych, określone role użytkowników i kontrola kolejnych etapów. Ostateczny zakres zależy od danych i wymagań procesu.
Czym różni się Power Apps od Power Automate?
Power Apps zapewnia aplikację lub formularz, z którego korzysta użytkownik. Power Automate wykonuje ustalone czynności i obsługuje przepływ procesu. Oba rozwiązania mogą działać razem.
Czy Power Apps działa tylko z Microsoft 365?
Power Apps jest częścią ekosystemu Microsoft, ale możliwość połączenia aplikacji z konkretnym źródłem danych lub systemem należy sprawdzić podczas analizy integracji.
Czy można rozpocząć od jednego procesu?
Tak. Projekt może dotyczyć pojedynczego obszaru, na przykład inwentaryzacji sprzętu, formularza, rejestru albo obiegu dokumentów.
Czy rozwijacie aplikacje po wdrożeniu?
Tak. Aplikację można rozbudowywać o kolejne funkcje, źródła danych i automatyzacje. Zakres dalszego rozwoju ustalamy na podstawie potrzeb firmy oraz możliwości technicznych rozwiązania.
Porozmawiajmy o aplikacji dla Twojej firmy
Twój proces nadal opiera się na arkuszach, wiadomościach i ręcznym przepisywaniu danych? Standardowe narzędzia nie odpowiadają sposobowi pracy zespołu?
Opowiedz nam, jak dziś wygląda proces, kto z niego korzysta i jaki rezultat chcesz osiągnąć. Pomożemy uporządkować potrzeby oraz określić, czy właściwym rozwiązaniem będzie Power Apps, Power Automate, integracja lub aplikacja dedykowana.