Wykorzystaj AI w codziennej pracy zespołu
Przygotowywanie dokumentów, przeglądanie korespondencji i porządkowanie informacji po spotkaniach zajmuje pracownikom dużą część dnia. Microsoft Copilot może wspierać ich podczas wykonywania takich zadań w środowisku Microsoft 365.
Samo przyznanie licencji nie oznacza jednak, że firma od razu zacznie efektywnie wykorzystywać rozwiązanie. Najpierw warto określić, komu Copilot ma pomagać, w jakich zadaniach będzie używany oraz czy dane, uprawnienia i środowisko Microsoft 365 są odpowiednio przygotowane.
Pomagamy wybrać zastosowania i użytkowników do pierwszego etapu, sprawdzić środowisko oraz zaplanować wdrożenie odpowiadające sposobowi pracy zespołu.
Nie zaczynamy od liczby licencji. Zaczynamy od potrzeb użytkowników, danych i oczekiwanego rezultatu.
Kiedy warto rozważyć Microsoft Copilot?
Przygotowanie dokumentów zajmuje zbyt dużo czasu
Pracownicy regularnie przygotowują oferty, podsumowania, instrukcje i materiały wewnętrzne. Copilot może wspierać tworzenie pierwszych wersji dokumentów, redagowanie treści i dostosowywanie komunikatu do odbiorcy.
Ostateczny materiał powinien zostać sprawdzony przez osobę odpowiedzialną za jego treść.
Po spotkaniach trudno zebrać najważniejsze ustalenia
Spotkania generują notatki, decyzje i zadania do wykonania. Copilot może pomóc uporządkować najważniejsze tematy, przygotować podsumowanie i wskazać kolejne kroki.
Pracownicy tracą czas na przeglądanie korespondencji
Długie wątki wiadomości, załączniki i informacje rozproszone pomiędzy dokumentami utrudniają szybkie poznanie kontekstu sprawy. Copilot może pomagać w porządkowaniu informacji oraz przygotowywaniu roboczych odpowiedzi.
Firma chce wykorzystać AI, ale nie ma planu wdrożenia
Zakup licencji bez określenia zastosowań może prowadzić do przypadkowego korzystania z narzędzia. Przed rozpoczęciem warto ustalić:
- którzy pracownicy mają otrzymać dostęp,
- w jakich zadaniach Copilot ma pomagać,
- jakie informacje będą wykorzystywane,
- kto ma dostęp do poszczególnych danych,
- po czym firma rozpozna rezultat wdrożenia.
W jakich zadaniach Copilot może wspierać pracowników?
Zakres wykorzystania powinien wynikać z roli użytkownika, wykonywanych zadań oraz informacji, do których ma dostęp.
Dokumenty i treści
Copilot może wspierać:
- przygotowywanie pierwszych wersji dokumentów,
- porządkowanie i skracanie treści,
- redagowanie materiałów,
- dostosowywanie komunikatu do odbiorcy,
- rozwijanie kolejnych wersji roboczych.
Spotkania, poczta i komunikacja
Copilot może ułatwiać przygotowanie podsumowań spotkań, list zagadnień i kolejnych kroków. Może również pomagać w pracy z dłuższymi wątkami wiadomości oraz w przygotowaniu roboczej odpowiedzi.
Przed wykorzystaniem lub wysłaniem przygotowanej treści użytkownik powinien ją zweryfikować.
Praca z informacjami i prezentacjami
Copilot może pomagać zbierać i porządkować informacje z kilku materiałów, przygotowywać krótkie podsumowania oraz tworzyć strukturę prezentacji.
Warunkiem wartościowego rezultatu jest dostęp użytkownika do właściwych i aktualnych danych. Copilot nie zastępuje oceny informacji ani odpowiedzialności za ostateczny materiał.
Zanim przyznasz licencje, sprawdź dane i uprawnienia
Microsoft Copilot pracuje z informacjami dostępnymi dla użytkownika w środowisku Microsoft 365. Jeżeli dokumenty zostały wcześniej udostępnione zbyt szeroko, wdrożenie może uwidocznić istniejący problem z uprawnieniami.
Przed przyznaniem licencji warto sprawdzić:
- kto ma dostęp do poszczególnych informacji,
- czy dostęp odpowiada obowiązkom użytkownika,
- czy stare konta i grupy nadal nadają niepotrzebne uprawnienia,
- gdzie znajdują się poufne materiały,
- czy dokumenty są aktualne i niepowielone,
- kto odpowiada za poszczególne zasoby.
Copilot nie powinien być pierwszym narzędziem, które pokaże firmie, że jej uprawnienia wymagają uporządkowania.
Nie oznacza to konieczności analizowania od razu całej organizacji. Pierwszy etap może dotyczyć wybranych użytkowników, zastosowań i danych.
Co sprawdzamy przed wdrożeniem Microsoft Copilot?
Użytkowników, konta i grupy
Sprawdzamy, kto ma otrzymać Copilota oraz z jakich kont, grup i zasobów korzysta. Analizujemy, czy dostęp do informacji odpowiada rzeczywistym obowiązkom użytkowników.
Miejsca przechowywania informacji
Ustalamy, gdzie znajdują się wykorzystywane dokumenty. Rozproszenie materiałów pomiędzy folderami, bibliotekami, zespołami i skrzynkami może utrudniać znalezienie aktualnej wersji.
Dane i uprawnienia
Wskazujemy zasoby udostępnione zbyt szeroko, niejasne zasady dostępu i obszary wymagające uporządkowania przed przyznaniem licencji.
Sprawdzamy również, czy materiały są aktualne, kto odpowiada za ich utrzymanie oraz które dokumenty można zarchiwizować.
Licencje i konfigurację Microsoft 365
Analizujemy konta, usługi, licencje i elementy konfiguracji istotne dla planowanego wdrożenia. Nie każdy pracownik musi otrzymać Copilota w pierwszym etapie.
Zasady korzystania z AI
Użytkownicy powinni wiedzieć:
- do jakich zadań mogą wykorzystywać Copilota,
- kiedy wynik wymaga dodatkowej kontroli,
- kto odpowiada za ostateczną treść,
- gdzie zgłaszać nieoczekiwane rezultaty,
- jak postępować z informacjami wymagającymi ochrony.
Jak przygotowujemy firmę do korzystania z Copilota?
- Określamy potrzeby, użytkowników i zastosowania
Poznajemy codzienną pracę zespołu i zadania zajmujące najwięcej czasu. Na tej podstawie wybieramy role, zespoły lub zastosowania, które mogą zostać objęte pierwszym etapem.
- Sprawdzamy środowisko Microsoft 365
Analizujemy konta, wykorzystywane usługi, sposób przechowywania dokumentów i konfigurację istotną dla wdrożenia.
- Analizujemy dane i uprawnienia
Sprawdzamy, gdzie znajdują się informacje wykorzystywane przez wybranych użytkowników oraz czy ich dostęp odpowiada powierzonym obowiązkom.
- Ustalamy zakres wdrożenia
Określamy:
- użytkowników i zastosowania,
- potrzebne licencje,
- działania przygotowawcze,
- obszary wymagające uporządkowania,
- zakres wsparcia i dalszej administracji.
- Wspieramy użytkowników po uruchomieniu
Po wdrożeniu możemy wspierać pracowników oraz pomagać w zarządzaniu użytkownikami, licencjami i dostępami w środowisku Microsoft 365.
Co firma może otrzymać w ramach przygotowania?
W zależności od ustalonego zakresu współpraca może obejmować:
- określenie zastosowań Copilota,
- wskazanie użytkowników do pierwszego etapu,
- analizę środowiska Microsoft 365,
- przegląd kont, grup, dokumentów i dostępów,
- wskazanie obszarów wymagających uporządkowania,
- rekomendowany zakres wdrożenia i licencji,
- plan działań przygotowawczych,
- propozycję wsparcia i późniejszej administracji.
Szczegółowy rezultat zależy od obecnego środowiska i uzgodnionego zakresu.
Microsoft Copilot a Agent Copilot
Rozwiązania mają podobne nazwy, ale odpowiadają na inne potrzeby.
Microsoft Copilot wspiera użytkownika w codziennej pracy z dokumentami, pocztą, spotkaniami, prezentacjami i informacjami w środowisku Microsoft 365.
Agent Copilot jest projektowany dla określonego zadania lub procesu. Może korzystać ze wskazanych źródeł wiedzy, zbierać informacje, przygotowywać wynik według ustalonych zasad, a w odpowiednim scenariuszu również uruchamiać kolejne działanie.
Microsoft Copilot może być właściwym kierunkiem, gdy firma chce wspierać użytkowników w codziennych zadaniach. Agenta Copilot warto rozważyć, gdy potrzebne jest rozwiązanie dla konkretnej procedury, źródła wiedzy lub procesu.
Microsoft Copilot jako element outsourcingu IT
Wdrożenie nie kończy się z chwilą przyznania licencji. Zmieniają się pracownicy, role, dokumenty i zasady dostępu, dlatego środowisko wymaga dalszej administracji.
W ramach outsourcingu IT możemy przejąć uzgodnione zadania związane z:
- administracją użytkownikami i dostępami,
- zarządzaniem licencjami,
- konfiguracją Microsoft 365,
- bezpieczeństwem kont i danych,
- wsparciem użytkowników,
- dalszym rozwojem środowiska.
Możemy odpowiadać za wybrany obszar albo uzupełniać pracę wewnętrznego zespołu IT.
Najczęściej zadawane pytania
Czym jest Microsoft Copilot dla firm?
Microsoft Copilot to rozwiązanie AI wspierające użytkowników podczas pracy z dokumentami, komunikacją, spotkaniami i informacjami w środowisku Microsoft 365. Zakres możliwości zależy od wykorzystywanych usług, licencji i konfiguracji.
Czy wystarczy kupić licencję Copilot?
Nie. Sama licencja nie określa zastosowań, nie porządkuje danych i nie zmienia istniejących uprawnień. Przed wdrożeniem warto wybrać użytkowników, określić zadania i sprawdzić środowisko.
Czy Copilot nadaje nowe uprawnienia?
Wdrożenie należy rozpatrywać w kontekście dostępów istniejących w środowisku. Dlatego sprawdzamy, do jakich danych użytkownicy mają dostęp i czy odpowiada on ich obowiązkom.
Czy trzeba uporządkować całe środowisko?
Nie zawsze. Analiza może rozpocząć się od użytkowników, zastosowań i danych objętych pierwszym etapem wdrożenia.
Czy wszyscy pracownicy muszą otrzymać Copilota?
Nie. Wdrożenie może rozpocząć się od wybranej roli, zespołu lub zastosowania.
Jak sprawdzić gotowość firmy?
Należy przeanalizować planowane zastosowania, użytkowników, środowisko Microsoft 365, miejsca przechowywania dokumentów, uprawnienia, aktualność informacji i potrzeby związane z dalszą administracją.
Od czego zależy zakres projektu?
Od liczby użytkowników, zastosowań, obecnego środowiska Microsoft 365, organizacji danych, zasad dostępu oraz potrzeb dotyczących wsparcia i administracji.
Przygotuj firmę do Microsoft Copilot
Planujesz wdrożenie, ale nie wiesz, od których użytkowników i zastosowań rozpocząć? A może chcesz sprawdzić, czy dane, uprawnienia i środowisko Microsoft 365 są odpowiednio przygotowane?
Opowiedz nam, kto ma korzystać z Copilota, jakie zadania wykonuje i jakiego rezultatu oczekujesz. Pomożemy określić zastosowania, sprawdzić środowisko i zaplanować wdrożenie.
Zanim przyznasz licencje, sprawdź dane i uprawnienia.