Połącz dane i szybciej docieraj do informacji potrzebnych w biznesie
Dane potrzebne do podejmowania decyzji często znajdują się w różnych arkuszach, bazach i systemach. Ich ręczne zebranie, sprawdzenie i połączenie zabiera czas, a każda aktualizacja oznacza powtarzanie podobnej pracy.
Projektujemy raporty i dashboardy Power BI dopasowane do sposobu działania firmy oraz potrzeb osób zarządzających i zespołów. Łączymy wybrane źródła danych, porządkujemy sposób prezentowania informacji i tworzymy widoki ułatwiające monitorowanie wskaźników.
Projekt może obejmować jeden raport, wybrany obszar działalności lub większe rozwiązanie współpracujące z Power Apps, Power Automate, Microsoft 365 i innymi systemami. Punktem wyjścia są decyzje, które mają być podejmowane na podstawie danych, nie liczba wykresów.
Kiedy warto wdrożyć Power BI?
Potrzebujesz szybkiego dostępu do aktualnych wyników
Raport przygotowany dopiero po zakończeniu danego okresu może potwierdzić problem, ale nie zawsze pozwala odpowiednio wcześnie zareagować. Rozbudowany arkusz również nie zawsze pokazuje najważniejsze informacje właściwym osobom.
Dashboard można zaprojektować dla różnych odbiorców: od ogólnego widoku dla zarządu po szczegółowe dane operacyjne. Ułatwia to regularne monitorowanie ustalonych wskaźników. Częstotliwość aktualizacji zależy od źródeł danych, ich konfiguracji i dostępnych integracji.
Raporty są przygotowywane ręcznie
Regularne kopiowanie danych, łączenie arkuszy i tworzenie kolejnych wersji zestawień zajmuje czas i zwiększa ryzyko pomyłek. Power BI może ograniczyć tę pracę, zależnie od jakości źródeł i możliwości ich integracji.
Dane znajdują się w kilku miejscach
Informacje o sprzedaży, kosztach, projektach czy zasobach mogą być rozproszone pomiędzy arkuszami, bazami i systemami. Raport Power BI może zestawić wybrane dane w jednym widoku, po ustaleniu ich źródeł, powiązań i zasad raportowania.
Każdy dział korzysta z innych zestawień
Różne pliki, filtry i definicje mogą prowadzić do rozbieżnych wyników. Wspólny model raportowania pomaga uporządkować wskaźniki, źródła danych i sposób prezentowania informacji.
Co zyskuje firma?
Dobrze zaprojektowane raportowanie skraca drogę od danych do decyzji. Zamiast szukać informacji w wielu plikach, użytkownicy otrzymują spójny widok dopasowany do swojej roli i mogą szybciej zauważyć zmianę wyniku, trend lub odchylenie wymagające reakcji.
- mniej czasu poświęcanego na ręczne przygotowywanie zestawień,
- łatwiejszy dostęp do aktualnych informacji dla zarządu i zespołów,
- spójne definicje wskaźników i jednoznaczne źródła danych,
- możliwość rozpoczęcia od jednego raportu i rozwoju rozwiązania wraz z potrzebami firmy.
Wartość rozwiązania zależy od jakości danych i właściwego określenia celu raportu. Dlatego projekt rozpoczynamy od pytań biznesowych i decyzji, które mają być wspierane.
W czym możemy pomóc?
Analiza potrzeb i obecnego raportowania
Ustalamy, jakie raporty powstają obecnie, kto z nich korzysta, skąd pochodzą dane i które czynności są wykonywane ręcznie. Określamy też pytania, na które raport powinien odpowiadać, aby oddzielić informacje potrzebne do decyzji od danych, które nie wnoszą wartości do danego widoku.
Łączenie i porządkowanie danych
Przed rozpoczęciem prac sprawdzamy:
- źródła i częstotliwość aktualizacji danych,
- spójność struktury i zależności między zbiorami,
- informacje, które powinny zostać połączone,
- potrzebę wcześniejszego uporządkowania danych.
Raporty dopasowane do odbiorców
Projektujemy strukturę raportu z uwzględnieniem celu, użytkowników i poziomu szczegółowości. Rozwiązanie może łączyć widok zarządczy ze stronami przeznaczonymi do analizy wybranych obszarów.
Dashboardy i monitorowanie wskaźników
Dashboard może prezentować wskaźniki, porównania, trendy, statusy i odchylenia w jednym miejscu. Najpierw określamy jednak, co warto monitorować i jakie działanie może wynikać ze zmiany danego wskaźnika.
Rozwój obecnego sposobu raportowania
Nie każdy projekt wymaga zastąpienia dotychczasowych narzędzi. Punktem wyjścia mogą być używane arkusze, bazy i raporty, które porządkujemy i łączymy z kolejnymi źródłami.
Jakie obszary może wspierać Power BI?
Zakres raportu zależy od dostępnych danych i potrzeb firmy. Przykładowe obszary to:
Sprzedaż: wartość sprzedaży, produkty, klienci, zamówienia, kanały i okresy.
Finanse i koszty: przychody, koszty, budżety i odchylenia.
Usługi i projekty: statusy, terminy, wykorzystanie zasobów i czas pracy.
Operacje: przebieg procesów, liczba spraw, etapy realizacji i obciążenie obszarów.
ERP i aplikacje biznesowe: dane dostępne poprzez obsługiwane metody integracji i uprawnienia.
Powyższe zastosowania są przykładami. Zakres konkretnego raportu określamy po analizie danych, procesu i oczekiwanego rezultatu.
Zaczynamy od decyzji, nie od wykresów
- Ustalamy cel raportu
- Poznajemy obecny sposób pracy
- Analizujemy źródła i jakość danych
- Projektujemy model raportu
- Uruchamiamy i rozwijamy rozwiązanie
Power BI jako część większego rozwiązania
Power BI może działać samodzielnie albo jako element rozwiązania łączącego aplikację, automatyzację i integrację danych.
Power Apps
Aplikacja może wspierać wprowadzanie i obsługę danych w konkretnym procesie, a Power BI przedstawiać je w raportach.
Poznaj aplikacje biznesowe Power Apps
Power Automate
Automatyzacja może przekazywać informacje i uruchamiać etapy procesu, którego przebieg jest następnie raportowany.
Poznaj automatyzację procesów z Power Automate
Microsoft 365
Projekt może wykorzystywać dane i narzędzia dostępne w obecnym środowisku firmy.
Poznaj rozwiązania Microsoft dla firm
Systemy ERP i inne aplikacje
Wykorzystanie danych wymaga sprawdzenia metod integracji, struktury i dostępu. Czasem potrzebne jest wcześniejsze przygotowanie danych.
Poznaj integracje aplikacji i systemów
Co wpływa na zakres projektu Power BI?
Zakres i koszt projektu zależą między innymi od:
- liczby i rodzaju źródeł danych oraz sposobów integracji,
- jakości i spójności informacji,
- liczby raportów, widoków, wskaźników i reguł obliczeniowych,
- zakresu filtrowania, poziomów szczegółowości i zasad dostępu,
- oczekiwanej częstotliwości aktualizacji,
- potrzeb związanych z utrzymaniem i rozwojem rozwiązania.
Po analizie sposobu raportowania i źródeł danych można określić, czy zacząć od jednego dashboardu, uporządkowania danych czy rozwiązania łączącego kilka systemów.
Najczęściej zadawane pytania
Co to jest Power BI?
To rozwiązanie Microsoft do analizy i prezentowania danych w raportach i dashboardach. Może łączyć informacje z różnych źródeł i udostępniać widoki dopasowane do użytkowników.
Czy Power BI może zastąpić raporty w Excelu?
Może ograniczyć ręczne łączenie danych i tworzenie kolejnych wersji zestawień, ale nie każdy arkusz trzeba zastępować. Decyzja zależy od celu raportu i sposobu pracy.
Czy Power BI może łączyć dane z kilku źródeł?
Tak, jeżeli pozwalają na to dostępne metody integracji, struktura danych i przyznany dostęp.
Czy można rozpocząć od jednego raportu?
Tak. Projekt może objąć jeden raport lub obszar, a później rozwijać się o kolejne widoki, wskaźniki i źródła.
Czy dane muszą być wcześniej uporządkowane?
Nie zawsze, ale niespójne nazwy, braki, duplikaty lub różne definicje wskaźników mogą wymagać uporządkowania przed przygotowaniem raportu.
Jak często mogą aktualizować się dane?
Zależy to od źródeł, konfiguracji i sposobu integracji. Wymaganą częstotliwość ustalamy podczas analizy projektu.
Czy Power BI współpracuje z Power Apps i Power Automate?
Tak. Power Apps może obsługiwać proces i wprowadzanie danych, Power Automate wykonywać ustalone czynności, a Power BI prezentować informacje.
Od czego zależy koszt wdrożenia?
Od źródeł i jakości danych, integracji, liczby raportów i wskaźników, zasad dostępu, częstotliwości aktualizacji oraz zakresu utrzymania i rozwoju.
Porozmawiajmy o raportowaniu w Twojej firmie
Przygotowujesz kolejne wersje tych samych zestawień? Dane znajdują się w kilku arkuszach lub systemach? Trudno szybko sprawdzić wyniki i kluczowe wskaźniki?
Opowiedz nam, jak dziś powstają raporty, z jakich źródeł korzystasz i jakich informacji potrzebują odbiorcy. Pomożemy określić, czy właściwym rozwiązaniem będzie raport Power BI, integracja danych czy szersze rozwiązanie Power Platform.