Gdzie firmy najczęściej przepłacają w IT?

Gdy myślimy o kosztach IT, zwykle przychodzą nam do głowy konkretne wydatki: zakup komputerów, licencje, usługi informatyczne czy abonamenty za oprogramowanie.

Tymczasem największe koszty bardzo często nie znajdują się na fakturach.

Pojawiają się w postaci przestojów, nieuporządkowanych procesów, nieużywanych narzędzi czy czasu pracy pracowników, który każdego dnia jest tracony na rzeczy, które mogłyby działać sprawniej.

Co ciekawe, wiele firm przez długi czas nie dostrzega tych kosztów. Nie dlatego, że są one ukrywane. Po prostu rozkładają się na wiele różnych obszarów działalności i trudno zauważyć ich wpływ na codzienną pracę.

W praktyce przepłacanie za IT nie zawsze oznacza wydawanie zbyt dużych pieniędzy. Częściej oznacza płacenie za rzeczy, które nie przynoszą oczekiwanej wartości.

Przyjrzyjmy się obszarom, w których firmy najczęściej tracą pieniądze, nawet nie zdając sobie z tego sprawy.

1. Licencje i usługi, z których nikt nie korzysta

To jeden z najczęściej spotykanych przykładów.

Firma rozwija się, zatrudnia nowych pracowników, wdraża kolejne narzędzia i zwiększa liczbę licencji. Po kilku latach okazuje się, że część z nich nadal jest opłacana, mimo że nie są już wykorzystywane.

Mogą to być:

• nieaktywne konta użytkowników,
• dodatkowe licencje zakupione „na zapas”,
• stare systemy, które zostały zastąpione innymi rozwiązaniami,
• usługi abonamentowe, których funkcjonalności nie są wykorzystywane.

Pojedyncze kwoty zwykle nie robią dużego wrażenia. Jednak w skali roku mogą przekładać się na tysiące złotych wydawanych bez realnej korzyści dla firmy.

Dlatego warto regularnie sprawdzać, z jakich narzędzi organizacja faktycznie korzysta i czy liczba licencji odpowiada rzeczywistym potrzebom.

2. Kupowanie sprzętu dopiero wtedy, gdy przestaje działać

Wiele firm stara się maksymalnie wydłużać życie komputerów, serwerów czy urządzeń sieciowych.

Samo w sobie nie jest to błędem. Problem pojawia się wtedy, gdy decyzje o wymianie sprzętu są podejmowane wyłącznie po wystąpieniu awarii.

Z biznesowego punktu widzenia koszt nowego komputera jest łatwy do policzenia.

Znacznie trudniej oszacować:

• czas przestoju pracownika,
• opóźnienia w realizacji zadań,
• konieczność pilnych działań serwisowych,
• utrudnienia dla klientów lub partnerów.

W efekcie oszczędność wynikająca z odłożenia zakupu często okazuje się znacznie mniejsza niż koszty problemów, które pojawiają się później.

Coraz więcej organizacji planuje dziś wymianę infrastruktury z wyprzedzeniem, traktując ją jako element ciągłości działania biznesu, a nie wyłącznie koszt.

3. Ręczna praca, którą można zautomatyzować

To jeden z najbardziej niedocenianych kosztów w firmach.

Pracownicy codziennie:

• przenoszą dane między systemami,
• tworzą te same raporty,
• aktualizują dokumenty,
• kopiują informacje pomiędzy arkuszami,
• ręcznie wysyłają powtarzalne komunikaty.

Każda z tych czynności zajmuje kilka minut. Problem polega na tym, że są wykonywane codziennie przez wiele osób.

Po miesiącu okazuje się, że firma poświęca dziesiątki godzin pracy na zadania, które można uprościć lub częściowo zautomatyzować.

W takich sytuacjach kosztem nie jest brak odpowiedniego narzędzia. Kosztem jest czas ludzi, którzy mogliby zajmować się bardziej wartościowymi zadaniami.

4. Rozproszone systemy i brak przepływu informacji

W wielu organizacjach dane znajdują się w różnych miejscach:

• w systemie księgowym,
• w CRM,
• w arkuszach Excel,
• w dokumentach,
• w skrzynkach mailowych.

Samo korzystanie z wielu narzędzi nie jest problemem.

Problem pojawia się wtedy, gdy informacje nie przepływają między nimi w uporządkowany sposób.

Efektem są:

• podwójne wprowadzanie danych,
• większa liczba błędów,
• trudności w przygotowywaniu raportów,
• brak aktualnych informacji potrzebnych do podejmowania decyzji.

Firmy często skupiają się na kosztach nowych systemów, a pomijają koszty wynikające z nieefektywnej pracy na obecnych rozwiązaniach.

Tymczasem uporządkowanie przepływu danych bardzo często daje większe korzyści niż wdrożenie kolejnego narzędzia.

5. Płacenie za awarie zamiast za zapobieganie awariom

To obszar, który regularnie pojawia się podczas rozmów o kosztach IT.

Dopóki wszystko działa, łatwo uznać, że monitoring, aktualizacje czy regularne przeglądy są zbędnym wydatkiem.

Jednak gdy pojawia się problem, jego usunięcie zwykle kosztuje więcej niż działania zapobiegawcze.

Nie chodzi wyłącznie o koszty serwisu.

Warto uwzględnić również:

• czas niedostępności systemów,
• opóźnienia w pracy zespołu,
• utrudnienia dla klientów,
• konieczność przesuwania innych zadań.

Dlatego organizacje coraz częściej przechodzą z modelu reakcyjnego na proaktywny. Zamiast czekać na problemy, starają się wcześniej identyfikować sygnały, które mogą do nich prowadzić.

6. Brak regularnego przeglądu środowiska IT

Wiele firm analizuje swoje koszty operacyjne, sprzedaż czy finanse. Znacznie rzadziej podobne spojrzenie obejmuje obszar IT.

Tymczasem infrastruktura, oprogramowanie i potrzeby biznesowe zmieniają się przez cały czas.

To, co było optymalne trzy lata temu, dziś może generować niepotrzebne koszty.

Regularny przegląd środowiska pozwala odpowiedzieć na kilka prostych pytań:

• z których narzędzi rzeczywiście korzystamy,
• które rozwiązania wymagają modernizacji,
• gdzie pojawiają się powtarzalne problemy,
• które procesy można uprościć.

Często już samo spojrzenie na środowisko z szerszej perspektywy pozwala znaleźć obszary do optymalizacji.

Największe oszczędności nie zawsze wynikają z cięć

Gdy mówimy o ograniczaniu kosztów IT, łatwo skupić się wyłącznie na redukowaniu wydatków.

W praktyce największe korzyści często wynikają z czegoś innego.

Z lepszego wykorzystania posiadanych narzędzi.

Z usprawnienia procesów.

Z poprawy organizacji pracy.

Z eliminowania czynności, które nie tworzą wartości dla firmy.

Dlatego warto patrzeć na koszty IT szerzej niż tylko przez pryzmat faktur. Często największe oszczędności znajdują się tam, gdzie firma traci czas, a nie pieniądze.

Podsumowanie

Przepłacanie za IT nie zawsze oznacza zbyt wysokie wydatki na sprzęt czy usługi. Znacznie częściej wynika z nieefektywnych procesów, niewykorzystanych zasobów i codziennych strat czasu, które pozostają niezauważone.

Firmy, które regularnie analizują swoje środowisko IT, porządkują wykorzystywane narzędzia i dbają o przewidywalność działania infrastruktury, zwykle odkrywają, że największe oszczędności nie wymagają radykalnych zmian.

Wystarczy wiedzieć, gdzie ich szukać.